"PEDIDO POR ESCRITO"

LOS PEDIDOS HACHOS EN FORMAS IMPRESAS SON LOS MAS UTILIZADOS EN EL COMERCIO BIEN ADMINISTRADO, Y VARIAN SEGUN LA IMPORTANCIA Y NECESIDADES DE LA NEGOCIACION.
EN ALGUNAS EMPRESAS SE CONOCE ESTE DOCUMENTO BAJO EL NOMBRE DE NOTA DE PEDIDO O SIMPLEMENTE PEDIDO.

COMO NO HAY UNA DISPOSICION QUE REGLAMENTE LA ESTRUCTURA DE ESTE DOCUMENTE, SU FORMA Y DISTRIBUCION VARIAN MUCHO; SIN EMBARGO, PODEMOS DECIR QUE LOS DATOS INDISPENSABLES SON LOS SIGUIENTES:

a) NOMBRE Y DIRECCION DEL COMPRADOR.
b) FECHA DEL PEDIDO.
c) NUMERO DEL PEDIDO.
d) NOMBRE Y DIRECCION DEL VENDEDOR.
e) CONDICIONES EN QUE DEBE REALIZARSE LA OPERACION.
f) COLUMNAS PARA DETALLAR EL PEDIDO: CANTIDAD, UNIDAD, ARTICULOS, MARCAS, PRECIOS DE UNIDAD Y TOTAL.
g) RECOMENDACIONES U OBSERVACIONES ESPECIALES, EN SU CASO.
h) SELLO DE LA EMPRESA Y FIRMA DEL GERENTE O ENCARGADO DE COMPRAS.
i) FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA CASA VENDEDORA.

EL PEDIDO EN LAS CONDICIONES QUE HEMOS VISTO, AUTORIZADO CON LA FIRMA, SELLO DE LA CASA, SE FORMULA GENERALMENTE EN TRES O EN MAS EJEMPLARES, QUE SE DESTINAN: ORIGINAL AL VENDEDOR, PRIMERA COPIA, AL ALMACENISTA, PARA CONFRONTAR EN EL MOMENTO DE LA RECEPCION DE LOS ARTICULOS; SEGUNDA COPIA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD, COMO COMPROBANTE.

"PEDIDO POR ESCRITO"

EL PEDIDO ESCRITO ES EL MAS ACOSTUMBRADO EN EL COMERCIO Y SE HACE EN FORMAS IMPRESAS ADECUADAS AL CASO, O EN CARTAS ESPECIALES.

EL TIPO DE CARTA PEDIDO ES EL SIGUIENTE:

                                                                                             Palma Norte 507

                                                                                           06000 México, D. F.

                                                                                             Tel: 55-62-647-558

                                                                                               México, D. F.

Cía. Industrial de Orizaba. S. A.

Morelos 58

4587955 Orizaba, Ver.

Estimados señores:

      Nos referimos a su cotización del 16 del actual para so-

Licitarles nos permitan lo siguiente:

      15 piezas género estampado núm. 20

            Todos los colores, $2,000.00 c/u                          $30,000.00

      20 piezas manta núm. 5, $800.00 c/u                          16,000.00

                                                                                             ____________

                                             S u b t o t a l                          46,000.00

                                             I V A                                          6,900.00

                                            T o t a l                                  $52,900.00

      Acompañamos las muestras de las telas y les agradeceremos

Hacer el envió a nuestra consignación, y flete por cobrar.

El pago lo haremos como de costumbre.

Atentamente:

                                                                     RAMIREZ Y ESTRADA

                                                                        EDGARDO RAMIREZ

                                                                        GERENTE GENERAL

"CONFIRMACION DE PEDIDOS"

LOS PEDIDOS TELEFONICOS SE ACOSTUMBRA CONFIRMARLOS POR MEDIO DE UNA CARTA QUE SE ENVIA POR CORREO INMEDIATAMENTE DESPUES. LA CONFIRMACION TIENE POR OBJETO RATIFICAR NUESTRO PEDIDO, ACLARANDO ALGUN DATO DUDOSO Y AMPLIADO, EN SU CASO, LAS INSTRUCCIONES QUE SE DIERON.
                                                           EJEMPLO:

Palma Norte 507                                                                                                  06000 México D, F.                                                                                                  Tel: 55-65-4587-65                                                                                            México, D. F. Cía. Industrial Veracruzana, S. A. Ave. Madero 24 3658874 Orizaba, Ver. Estimados señores:      Vía telefónica, solicitamos 50 latas de 1 kg. De Café de grano La Parroquia.      Les agradecemos procedan, desde luego, al despacho De nuestro pedido. El importe será cubierto en las mismas Condiciones de nuestra orden de fecha... del mes próximo Pasado. Atentamente.                                                      RAMIREZ Y ESTRADA                                                      Edgardo Ramírez                                                      Gerente General

RECAPITULACION DE PRECIOS

NO TODOS LOS ARTICULOS AGRUPADOS EN UNA RECAPITULACION DEBEN PEDIRSE A UNA MISMA CASA. EN ALGUNAS OCASIONES ES NECESARIO HACER VARIOS PEDIDOS. YA QUE ELLO DEPENDE DE LOS PRECIOS QUE CADA PROVEEDOR DETERMINA A SUS ARTICULOS....
                                                                  EJEMPLO:

PROVEEDORES	ARTICULO	ARTICULO	ARTICULO	ARTICULO	CONDICIONES OBSERVACION

                                                                                          MEXICO, D.F.__________________________________

                                  FORMULO A:                                                        ORDENESE EL PEDIDO A

                                                                                                           _____________________________________

                                                                                                           _____________________________________

                                                                                                          JEFE DE COMPRAS______________________

"RECAPITULACION DE PRECIOS"

UNA VEZ QUE LA EMPRESA HA RECIBIDO LAS COTIZACIONES DE PRECIOS, SERA NECESARIO HACER UNA COMPARACION DE LAS MISMAS PARA DETERMINAR A CUAL DE LOS PROVEEDORES SE LE HACE EL PEDIDO.
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS ES EL ENCARGADO DE HACER ESTA SELECCION, PARA LO CUAL FORMULA UN DOCUMENTO LLAMADO RECAPITULACION DE PRECIOS, QUE CONTIENE UN RESUMEN DE LAS COTIZACIONES RECIBIDAS...

"REQUISICION DE PRECIOS"

UNA VEZ CONSULTADOS LOS REGISTROS DE ARTICULOS Y DE PROVEEDORES, EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS FORMULA UN DOCUMENTO LLAMADO "REQUISICION DE PRECIOS" Y LO ENVIA A LOS PRINCIPALES PROVEEDORES, CON OBJETO DE QUE SOBRE EL MISMO DOCUMENTO COTICEN LOS PRECIOS Y ASI PODER COMPARAR LAS VENTAJAS QUE OFRECEN EN CALIDAD, PRECIOS Y CONDICIONES DE PAGO.
DEBE PROCURARSE QUE LA REQUISICION DE PRECIOS LLEGUE A LOS PROVEEDORES EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE, POR LO QUE SE RECOMIENDA ENVIARLA VIA FAX O RECABAR LA INFORMACION TELEFONICAMENTE.
OTRAS OCASIONES Y ESPECIALMENTE CUANDO SE TRATA DE HACER REQUISICIONES DE IMPORTANCIA, ANTES DE ENVIAR LA REQUISICION SE NOMBRA RELACIONARSE, POR MEDIO DE CARTAS, CON LOS PRINCIPALES Y SOLICITARLES CATALOGOS, MUESTRAS Y BASES GENERALES QUE EFECTUAN SUS VENTAS.

                                                                     "EJEMPLO"

PALMA NORTE 507                                                                       06000 MEXICO, D.F.                                                                         TEL: 55-24-32-95                                                                                                                 MEXICO, D.F. Cía. Industrial de Orizaba.    S.A. Morelos 38 94300 Orizaba, Ver. Estimados señores:      La confederacion de Camaras Industriales, recomienda A ustedes como uno de los principales fabricantes de telas De algodón.      Les agradecemos nos envien muestrario y cotizacion De sus productos, asi como las bases sobre las que operan. Pues estamos proximos a renovar nuestras existencias.      En espera de su pronta respuesta nos despedimos aten- Tamente.                                                                                                          RAMIREZ Y ESTRADA                                                                                                                    Edgardo Ramirez                                                                                                                    Gerente General

"CATALOGO DE PROVEEDORES O REGISTRO DE PROVEEDORES"

"REGISTRO DE PROVEEDORES"
SE LLEVA GENERALMENTE EN TARJETAS COLOCADAS POR ORDEN ALFABETICO, UNA PARA CADA COMERCIANTE, Y EN LA QUE DEBEN ANOTARSE ESTOS DATOS ESENCIALES:
* SU NOMBRE
* DIRECCION
* TELEFONO
* RAMO A QUE SE DEDICA
* OPERACIONES EFECTUADAS CON EL.

                                   "REGISTRO DE PROVEEDORES POR ARTICULO"

FECHA	OPERACIONES REALIZADAS	IMPORTE	ACUMULACIO N	OBSERVACIONES

PROVEEDOR____________________________________________________________________

DOMICILIO___________________________________ TELEFONO_________________________

CONDICIONES EN QUE OPERA______________________________________________________

ARTICULO________________________________________________

"TRES METODOS DE COSTEO PARA EL CONTROL DEL ALMACEN"

PEPS: PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS.
UEPS: ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS.
PP     : PRECIO PROMEDIO.
                                       "FORMULA PARA PUNTO DE REPEDIDO"
                                                           (UxL) + S
U= INV. MAX. -  INV. SEG.   
   TIEMPO QUE DURA EL ABASTO
L= TIEMPO QUE EL PROVEEDOR TARDA EN SURTIR.
S= INVENTARIO DE SEGURIDAD.

"PROCESO DE COMPRAS"

                                              "REQUISICION, PETICION DE COMPRAS".
PR=(UxL) + S
U=PROPORCION DE USO.
L=TIEMPO QUE EL PROVEEDOR TARDA EN SURTIR.
S=INVENTARIO DE SEGURIDAD. (SI EL PROVEEDOR NO LLEGARA A TIEMPO)
U=INV. MAX.  -  INV. DE SEGURIDAD
      TIEMPO QUE DURA EL ABASTO

"ORDEN DE COMPRAS"

"PROCESO DE COMPRAS"

"TEMA DOS"

2.-GESTIONAR EL PAGO A PROVEEDORES DE ACUERDO A LOS PRECIOS, PLAZOS Y CONDICIONES ESTABLECIDAS.
2.1.-REPORTAR DEVOLUCIONES, DESCUENTOS, REEMBOLSOS, NOTAS DE CREDITO Y NOTAS DE CARGO DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACION.
2.2.-PROGRAMAR LOS PAGOS A PROVEEDORES DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y LOS RECURSOS DISPONIBLES A LA ORGANIZACION.
2.3.-REMITIR FACTURA. (PRORRATEADA) DE PROVEEDORES PARA SU REVICION.
2.4.-REALIZAR PAGO A PROVEEDORES.

"TEMA UNO"

1.-TRAMITAR DOCUMENTACION PARA HACER COMPRAS LOCALIZANDO Y SELECCIONANDO AL OPTIMO PROVEEDOR.
1.1.-EXAMINAR CATALOGO DE PROVEEDORES, IDENTIFICANDO DIRECCION, NUMERO TELEFONICO, PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE, CORREO ELECTRONICO Y CREDITO.
1.2.-NEGOCIAR CON LOS PROVEEDORES CONSIDERANDO CALIDAD DE PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE PRECIOS, CONDICIONES DE PAGO, POLITICAS DE COMPRA, SERVICIOS ADICIONALES Y ASPECTOS LEGALES.
1.3.-ELABORAR LA DOCUMENTACION QUE FORMALICE LA COMPRA.

"AREAS DE UN SISTEMA"

COMPRA-FINANZAS:
*MANTENER BAJOS COSTOS DE FUNCIONAMIENTO.
* MANTENER UNA APORTACION EFICAZ A LAS UTILIDADES MEDIANTE ANALISIS REDUCCION DE COSTOS.
COMPRAS-PROVEEDORES:
*CREAR UN CLIMA DE BUENA VOLUNTAD PARA LA EMPRESA, MEDIANTE UNAS *RELACIONES COMENCIALES CORDIALES.
*MANTENER Y DESARROLLAR UNA BUENA SELECCION DE PROVEEDORES QUE ACTUEN DE FORMA EFICIENTE.
*OPTENER EL MEJOR VALOR EN LOS MATERIALES COMPRADOS Y AL PRECIO MAS BAJO POSIBLE.